Dataskyddsförordning GDPR för Cityfastigheter Söderhamn och Cityfastigheter Mården AB

Från och med den 25 maj 2018 gäller EU-förordningen GDPR (General Data Protection Regulation). Cityfastigheter Söderhamn AB (556787-6072) och Cityfastigheter Mården AB (556676-7421) värnar om den personliga integriteten och det är viktigt att du har förtroende för att vi hanterar dina personuppgifter enligt de nya bestämmelserna. Därför har vi tagit fram följande personuppgiftspolicy för hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som kan knytas till en fysisk person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress. Även foton och ljudfiler på personer klassas som personuppgifter.

Ett bolagsnummer är ofta inte en personuppgift men är det om det handlar om en enskild näringsverksamhet.

Vanliga eller känsliga personuppgifter

Dataskyddsförordningen skiljer mellan ”vanliga” personuppgifter och känsliga personuppgifter. Känsliga uppgifter är sådana som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv.

Uppgifter om hälsa kan till exempel vara sjukfrånvaro, graviditet och läkarbesök. Normalt är det förbjudet att hantera sådana personuppgifter men det finns undantag från förbudet. Känsliga uppgifter måste också skyddas mer än andra uppgifter.

Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Cityfastigheter Söderhamn AB och Cityfastigheter Mården AB är personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter och ansvarar för att behandling sker i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Vi baserar behandlingen av dina personuppgifter på det avtal som ligger till grund för vår relation, så som exempelvis ditt hyreskontrakt. I vissa fall kan Cityfastigheter Söderhamn AB och Cityfastigheter Mården AB ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel den behandling som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.

Cityfastigheter Söderhamn AB och Cityfastigheter Mården AB kommer att, på din begäran eller på eget initiativ rätta, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

När kan Cityfastigheter Söderhamn AB och Cityfastigheter Mården AB samla in personuppgifter?

Personuppgifter får bara samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål och inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål. Detta innebär att, uppgifter som vi samlar in för ett visst syfte, får inte sedan användas för helt andra syften.

För att vi ska kunna teckna ett avtal behöver vi viss information om dig. Det gäller exempelvis ditt namn, ditt personnummer och dina kontaktuppgifter. Det huvudsakliga ändamålet med att vi behandlar personuppgifterna är för att administrera avtal som vi har med dig. Det kan också vara för att uppfylla krav enligt lagar eller myndighetsbeslut, eller när vi efter en intresseavvägning har bedömt att vi har ett berättigat intresse.

Vilka personer behandlar vi personuppgifter om?

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer:

• hyresgäst, dvs. den privatperson som hyr av oss
• intressesökande, dvs. den privatperson som anmäler intresse att hyra hos oss
• kunder och samarbetspartners, dvs. den privatperson som är företrädare för våra befintliga och framtida kunder/samarbetspartners som köper eller ställer frågor om våra tjänster
• arbetssökande
• besökare på vår hemsida, dvs. den privatperson som besöker vår webbplats

Bostadssökande eller hyresgäst

När du anmäler intresse

För att anmäla intresse av att hyra bostad hos oss tar du kontakt med oss per telefon eller mejl. Information är frivillig att delge och genom att kontakta oss godkänner du att vi administrerar inskickade personuppgifter. Vi behandlar informationen i syfte att bilda oss en uppfattning av dig som potentiell hyresgäst.

Intresseanmälningar sparas i sex månader. Om du önskar avanmäla ditt intresse kan du begära att vi raderar dina uppgifter. I de fall du svarar på en bostadsannons tillämpar vi samma princip som för intresseanmälningar.

När du övervägs för en bostad

När du övervägs som hyresgäst för en bostad hos oss behöver vi behandla flera uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebar att vi kan komma att göra en kreditupplysning, hämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandla anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner som du lämnar till oss.

Om du har en förvaltare eller god man behöver vi även behandla de uppgifterna. Detta gör vi för att få en fördjupad bild av dig som potentiell hyresgäst. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi att radera uppgifterna om dig.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och vatten, och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändigt för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig.

Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också̊ dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten.

Vi kan också̊ behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter. Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system.

Vi lämnar också̊ ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta.

Personuppgifter i samband med felanmälning

När du gör en felanmälning kommer vi att behandla personuppgifter som du uppger i din anmälan. Dina uppgifter sparas så länge de är relevanta och aktuella. Personuppgifter kopplade till användandet av elektroniska boknings- och passersystem.

I de fastigheter där elektroniska boknings- och passersystem används kommer personuppgifter avseende tider för passage genom dörrar och portar samt bokning av faciliteter att behandlas. Syftet med dessa system är att förenkla din boendesituation genom att minimera hanteringen av nycklar.

När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter i vårt affärssystem så som kundreskontra och bokföring måste vi enligt lag spara i minst 10 år för att uppfylla lagar och regler (ex bokföringslagen mm).

Affärspartner

Vilka omfattas?

GDPR omfattar inte juridiska personer. Däremot gäller lagstiftningen för enskilda näringsidkare samt för personer som i sin yrkesroll agerar åt en juridisk person, t.ex. ett AB.

Vilken information hanteras och vem får ta del av den?

Vid en affärsrelation kommer vi att behandla personuppgifter rörande exempelvis namn och kontaktuppgifter till företagsrepresentanter och enskilda näringsidkare. Det gör vi för att underlätta vårt samarbete. Under vissa omständigheter kan det vara aktuellt att inhämta referenser och kreditinformation. Vi kan även komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan röra sig om exempelvis redovisnings- eller IT-konsult.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Vid avslutad affärsrelation kan du begära att vi raderar dina uppgifter. Uppgifter om dig som finns i vårt affärssystem, till exempel bokföring, fakturor och betalningar, är vi dock enligt lag skyldiga att spara i minst 10 år.

Arbetssökande

Vilken information hanteras och vem får ta del av den?

När du ansöker om en tjänst eller praktikplats hos oss kommer vi att behandla personuppgifter rörande exempelvis namn, kontaktuppgifter meriter och tidigare erfarenheter. Under vissa omständigheter kan det vara aktuellt att inhämta referenser. Vi kan även komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan röra sig om exempelvis rekryteringskonsult.

Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Dina uppgifter kommer att sparas i max två år efter att tjänsten tillsatts. Detta för att kunna bemöta eventuell överklagan avseende diskriminering i samband med rekrytering i enlighet med gällande lagstiftning.

Besökare

Vi kan komma att behandla följande personuppgifter om dig som besökare på vår webbplats:

• IP-nummer och information om din användning av Cityfastigheters webbplats
• wp-settings-time används av WordPress för att se om din webbläsare accepterar cookies eller inte. Det är en session-cookie som förfaller och tas bort när du stänger webbläsaren

En cookie är en liten textfil som sparas i din dator, mobil eller surfplatta när du besöker en webbplats som använder cookies. Cookien kan inte identifiera dig personligen utan endast den webbläsare som du använder vid besöket. Nästa gång du besöker samma webbplats kan den läsa din cookie och visa sidorna enligt dina inställningar.

Enligt lagen om elektronisk kommunikation skall alla besökare på webbplatser som använder cookies informeras om detta. Besökaren skall även ges möjlighet att förhindra att cookies lagras på datorn.

Om du inte accepterar att det sparas cookies i din dator kan du ändra inställningarna i din webbläsare (Google Chrome, Internet Explorer, Firefox, Safari m.fl.) så att den inte sparar cookies.

Dina rättigheter

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du meddela oss detta. Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade. Du har rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du kan begära att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med Dataskyddsförordningen har du möjlighet att klaga på hur vi behandlar dina personuppgifter till oss och till tillsynsmyndigheten, Datainspektionen.

Uppdatering av policyn

Cityfastigheter Söderhamn AB och Cityfastigheter Mården AB förbehåller sig rätten att uppdatera och ändra denna policy. Vid betydande förändringar kommer berörda att meddelas på lämpligt vis.

Frågor

Har du frågor kring policyn är du välkommen att kontakta oss per telefon 070-572 81 99 eller per e-post annika.bengtsson@cityfastighetersoderhamn.se

Cityfastigheter Söderhamn AB